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详解中小企业合同管理的问题和对策​

2015/11/6 16:50:27      点击:

详解中小企业合同管理的问题和对策:

      中小企业基本上能依法规范企业经营行为,对合同比较重视,但也不同程度的存在着一些不容视的问题,将它们进行归纳可以发现以下一些共同之处:

          一、企业法制观念淡薄,合同法律意识差。

          一些中小企业的法定代表人或相关负责人,不熟悉合同法的一般规定,基本上没有把合同管理纳入经营管理之中,合同法律意识差。其中较为突出的一个表现就是企业的公章、介绍信和空白合同等重要的法律文书被人盗用、借用,另外对联系业务的人员的相关授权不明也是容易引发纠纷的原因之一。在笔者所处理的法律纠纷中,有的企业没有明确的对业务人员的授权制度,有的单位超过应的权利范围对外签订合同,有的一般员工未经授权也对外签订合同,由于司法实务中对证据认定规则以及民事责任归属确认都有较明确规定,而这些规定,对这些未经授权人员所订立的合同所致的结果,往往对企业不利,因此明确企业合同签订中的授权制度是依法规范合同管理的一个起始点,并且明确普通授权、特别授权、转授权代理、授权委托书的管理和使用等,对企业实施财务、物资采购等集中有效管理也提供了明确的前提法律依据。另外,在介绍信和空白合同管理中也应注意相互一致,以免引起因两份法律文书在文义上的不一致所致纠纷。在笔者所处理的一桩兰州某公司与武汉某公司购销合同纠纷中,双方就因为空白介绍中与合同中所约定的签约人以及时间上的不一致成诉,双方诉讼前后经过一审、二审、申诉、抗诉,到现在还没有终结,这样的诉讼无疑牵涉了太多企业管理者的精力、时间和平端的增加了为诉讼而支出的费用。


          二、不签书面合同现象突出。

          盲目轻信“口头承诺”的君 子协议,一旦一方失信,便纠缠不清,引发合同纠纷。据调研,百分之七十的企业签订合同金额不足经济往来总额的百分之四十。有的企业仅凭对方的电报、电话、发货通知单就进行交易,给合同履行带来隐患。分析双方不签订合同的原因既有出于信任对方的可能,也有图省事的可能。但恰恰因为这些就经济合同签订过程中出现的不必要的过错,致使当事人事后需要更多倍的精力来弥补和处理这些当初图省事的一时举动。虽然现行合同法对签订书面合同没有了以往经济合同法中对书面合同的严格要求,但作为一份证明当事人当初合意主张的重要证据,有这样一份含义明确的证据肯定比没有要好。在笔者所代理的一起南京某印染公司诉武汉某公司的合同纠纷中,双方因对花色的约定不一成诉,由于双方曾有过业务往来,因此就此单业务仅仅只是业务员电话口头进行了约定,双方没有另行签订合同,这样在诉讼中就双方约定的标的物到底为何种花色,双方来来往往没有个明白的说法。如果此时双方有一份现行法律认可的证据以资证明,双方既有一个明白的说法,也可能因此不致成诉保持业务往来。


          三、合同签订行为不规范、约定不明确。
          许多企业在经济交往中,也注意签订相关的合同,但却不使用以成文的格式合同文本,这样的结果往往是对合同标的约定不明确,合同条款不完善,责权利表述不明确,意思表达模糊,这样的合同极容易陷入欺诈圈套,引发大量合同纠纷。需之,格式合同一般是在总结了大量的实践经验基础上起草的,对双方的权利义务约定比较平衡和均匀,因此建议尽可能选用规范的格式合同来处理双方的经济往来。当然,签订合同时对双方合意的目标指向物也应当有一个明确的约定,而不应当是含糊不清的。比如: 

          台州讨债公司在代理辽宁抚顺盛达农机公司诉湖北华严水产养殖公司的诉讼中,湖北华严公司就在双方合同条款中有意设置有关合同履行地陷阱,致使合同履行和诉讼均在不正常的情况下进行,法院作出明显不利于我方的民事判决。后由于我方另案提起行政诉讼,查明湖北华严公司是一违法设立公司,工商行政管理部门依法注销其营业执照,才使得案情柳暗花明。如果没有认真细致的调查查明这样一个违法设立公司的事实,仅凭签订的不明确和不利于我方的合同,合同当事人的合法权益,只能受既判法律文书的约束,承受合法的“不法”侵害。因此,在合同中对双方权利义务和相关条款作出明确的约定,无论对方的诚信如何,使自己风险降低到最低线,这也是经济活动中必要的一种风险防范意识。


          四、合同签订履行监控制度不完善。

          合同履行指的是合同规定义务的执行,表现为当事人执行合同义务的行为。履行监控,是为保护合同的适法履行,而建立的相应合同执行的调整和控制制度。为保证公司或企业的合同能够得到有效执行,保证公司的正常运转,一些中小企业也建立了相应的合同管理机构或相应的法律顾问制度,但由于和各业务职能部门协调或深入监控的程度不同,致使合同履行中因为不到位的管理,而使好的制度不能取得好的结果。笔者最近代理的一起经济纠纷就是一起型的“上的政策、下有对策”的案例。某知名喷码机公司,内部有明确的《合同管理办法 》、《合同专用章管理办法 》等规范管理合同的制度,其中不与个体工商户签订合同是明确作出了规定的,但下属分公司业务员为追求业绩任务的完成,与个体工商户签订合同,冠以个体工商户登记名称,然后加上有限公司,也没有相应的公章,便草草的出台了一份合同,这样也就回避了公司的相关规定。以这样一家实际不存在的公司来与已方履行合同,自然是不能很好的履行合同,而且当诉讼成为不可避免时,代理人为何者是诉讼主体也费了一番思量。因此,作为领导者和决策者,当意识到了合同制度成为企业管理的必要手段时,还一定要将这种管理制度落实到实处并且加以贯彻,而不仅仅只是当成一种摆设。而是要落实合同管理的机构、人员和制度,建立健全合同台账、档案制度,使合同管理逐步规范化、从而规范企业的签约和履行行为,堵塞漏洞。


          五、合同履约率不理想。

          导致合同履约情况不理想的原因较多,但企业自身市场营销人员素质不高,文化水平偏低,法律知识贫乏,往往在合同签订前不调查对方资信情况,落入对方设下的“合同骗局”,是比较重要的原因。在笔者的一家顾问单位中,其下属的分公司营销人员为了达到营销任务,对方也正好利用付少量预付款的方法,将大量货物抢运到对方仓库,在准备低价出售时,幸为我方及时发现,才没有造成更大的损失。因此注重培养一支懂法律、懂合同的营销队伍,提高信用观念,规范营销行为,才能使企业得到稳定的发展。在企业经营中,除了正常的合同规范管理外,也应注意一种极端的情况,那就是合同欺诈。


          合同欺诈的表现:
          1、以预付款或定金、押金的方式骗取货款;
          2、编造合理的理由,侵吞押金或相应资金;
          3、伪造证件或资信情况,假冒特定身份,骗取合资资金等;
          4、通过中介组织设立广告骗局;
          5、假份购货,实为出货骗款;
          6、虚构标的,骗取已方信任,获取资金。
         以上种种合同欺诈行为,只要提高法律鉴别能力,认真对待签订合同,相信并不是能够轻易受骗上当。